Invista em meios essenciais de aprendizado e conhecimento em gestão da informação no secretariado paroquial

Os profissionais do secretariado paroquial absorvem a cada dia uma série enorme de novas atividades exigindo deles novas habilidades e conhecimentos. O ambiente do secretariado se transformou em uma ilha cercada de informações, ou seja, elas chegam a todo instante, em diferentes formatos e meios. Entretanto, cada informação tem um grau de importância e prioridade e deve ser tratada de modo específico.

A gestão da informação é a ciência que permite:

1. Acolher;
2. Assimilar;
3. Concatenar;
4. Organizar;
5. Guardar;
6. Distribuir adequada e corretamente cada informação.

Alguns vícios são nocivos ao funcionamento do secretariado como:

1. Não anotar adequadamente os recados;
2. Não listar as tarefas diárias a serem executadas;
3. Armazenagem inadequada de documentos relativos a sacramentos, movimentos contábeis, documentos patrimoniais;
4. Anotação de dados confidenciais em blocos de notas do serviço comum ao atendimento telefônico;
5. Engavetamento de processos matrimoniais, deixar para ‘depois’ o que necessita ser feito ‘já’, gerando esquecimento e outros transtornos;
6. Falta de foco e clareza na emissão de informações entre outros.

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Enfim, são inúmeros os maus hábitos que resultam em informações equivocadas, atraso na entrega de documentos, falta de precisão de dados, desleixo com documentos confidenciais e ou de terceiros, perda de documentos no ambiente paroquial, retrabalhos contínuos e assim por diante. Falta gestão da informação.

Toda informação existe para ser compartilhada

Se não for, deixa de ser informação. Esse compartilhamento deve respeitar as regras da confiabilidade, da pontualidade, da confidencialidade. Por isso, a gestão da informação deve ser primorosa desde o seu recebimento. De onde veio? Quem é o remetente? Qual sua importância? A quem se destina? São alguns dos quesitos a serem analisados.

Algumas informações devem ser passadas adiante de imediato e outras permanecerão para pesquisas futuras no ambiente da secretaria. A organização destas informações e os modos de armazenamento são diversos, e cada profissional tem como dever aprimorar métodos e sistemas que permitam uma melhor funcionalidade no dia a dia da organização.

Uma boa gestão se expressa na facilidade e na rapidez com que se acessam as informações. Por isso, é urgente que os profissionais fiquem atentos às novidades do mercado no que se refere às ferramentas de gestão: software, sistemas, equipamentos de comunicação e tecnologia, arquivos e outros organizadores.

• De que vale uma agenda desatualizada ou que não é checada diariamente?
• E os sistemas de armazenamento sem sistemas de segurança e backup?
• De que valem os arquivos se não estiverem bem identificados?
• E os espaços para se guardar livros e outros documentos se não forem adequados, com controle de umidade, traças, incêndio, etc?

Outras informações devem receber tratamento que as transforme em dados; estes, bem analisados se tornam conhecimento. É o caso de levantamentos estatísticos, análises comparativas, análises financeiras, planilhas orçamentárias entre outros. Portanto, a assiduidade, clareza e retidão na alimentação de dados resultarão em um histórico poderoso para tomadas de decisões, seja pelo profissional do secretariado seja pelo pároco.

Os conhecimentos no secretariado

Primeiramente, o profissional com habilidades de gestor da informação torna-se imprescindível para seu pároco, bispo, administrador eclesial e para a instituição. Pois, pelo acúmulo de experiência se torna fonte de informações e dados. Torna-se, então, gestor de conhecimento. Há dois tipos de conhecimento: tácito e o explícito. Tácito é aquele que o profissional detém para si. Aprendeu em um curso ou adquiriu por meio de treinamento. Dessa forma, explícito é quando este conhecimento é compartilhado com outros profissionais, ou seja, é colocado a serviço do bem comum. Este é um profissional que aprende e que ensina, natureza genuína do bom gestor tanto da informação como do conhecimento.

Recentemente lancei pela Editora A Partilha, “O Poder da Comunicação no Secretariado Paroquial”, com dicas e técnicas que permitem o aprimoramento profissional e dinamizam o fluxo da informação no secretariado. Mas deixo aqui um alerta aos administradores paroquiais: as atividades dos secretários e secretárias paroquiais aumentaram muito, a contratação de um ou uma assistente, que fique responsável pelo arquivamento e manutenção de informações e dados pode ser necessária. Investir nestes profissionais e garantir melhor qualidade de serviço e atendimento, resultando em uma melhor imagem da instituição e seu gestor.

Área de atuação dos profissionais do secretariado paroquial

A ação dos profissionais do secretariado transcendem os limites de sua sala. Em uma paróquia podemos destacar quatro espaços de atuação e, em todas elas, há a necessidade da intervenção dos profissionais no fluxo da informação: Espaço Sagrado – Espaço Formativo – Espaço Geográfico – Espaço Virtual.

Espaço Sagrado

Compreende-se aqui todas as informações que envolvem os processos sacramentais, as atividades contábeis, RH, marketing, jurídico, financeiro, compras, contratos com terceiros, atendimento ao público, assistência ao administrador eclesial.

Espaço Formativo

Centros pastorais, catequéticos, salão de eventos e seus complementos como cozinha, estacionamento, etc. A atuação de apoio às pastorais, elaboração de placas sinalizadoras, cartazes, murais de informações, supervisão de manutenção e compras, etc. Contudo, mesmo que haja responsáveis por estes serviços, compete aos profissionais do secretariado o acompanhamento e facilitações para o bom desempenho de todos.

Espaço Geográfico

Compreende a área geográfica da paróquia. Os profissionais atuam no armazenamento e tratamento de dados estatísticos. Distribuição de boletins informativos, cartazes, faixas, outdoors, etc.

Espaço Virtual

Manter atualizadas as informações de sites, redes sociais, envio de e-mails entre outros. Mesmo que a paróquia tenha profissionais específicos para tais funções, é papel do secretariado enviar as informações para que tais redes sejam alimentadas.

Portanto, saber lidar com a informação, deixou de ser uma mera questão de gosto ou jeito no perfil do profissional. Por sua urgência e importância, torna-se fundamental ao perfil de todos os que desejam ser profissionais desta área. Sendo assim, muitos desempenham, mesmo que de modo intuitivo, excelente trabalho na gestão da informação, outros, porém, carecem de aprimoramento. Mas tanto um quanto outro não pode perder de vista a eterna necessidade de se alcançar o melhor.

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Aristides Luis Madureira – Diretor da Editora A Partilha, Formação em Comunicação na área de mídia eletrônica e graduação em Processos Gerenciais. Missionário leigo, atuante na implantação da pastoral do Dízimo há mais de 30 anos. Autor de várias obras, dentre elas destacam-se: Partilhando a Vida em Família – Dízimo em 30 Segundos – Pastoral da Partilha, manutenção – Novena do dizimista.
Contato: aristides@editorapartilha.com.br